Puntos a tener en cuenta en la organización y montaje de eventos

Si organizas un evento y quieres que sea todo un éxito, hay muchas cosas a tener en cuenta y, sobre todo, trabajar sobre ellas. El espacio para la celebración, la necesidad de estructuras, escenarios, decorados y otros temas como la meteorología, son básicos para empezar con la organización del evento.

             Escenario, carpas, gradas y estructuras temporales, stand modular, pabellones

El primer paso, es tener claro si vas a necesitar el montaje de escenario, gradas o estructuras, lo que dependerá del objetivo, afluencia y magnitud del evento. Y, con esta elección, el siguiente paso será determinar las medidas y dimensiones, en función del espacio y necesidades del evento.

Escenarios

El elemento más básico de un evento es el escenario que sirve para cualquier tipo de acto como presentaciones, actuaciones, ceremonias, conferencias o incluso mesas redondas. Éstos pueden ser de diferentes medidas y distribuciones gracias a la disponibilidad de los escenarios modulares.

Gradas modulares

Las gradas son muy útiles para celebraciones como presentaciones, eventos deportivos, grandes eventos culturales fiestas populares, festivales y espectáculos. Además, al ser modulares, nos permite colocarlas en función del espacio y distribuirlas de manera óptima y creativa.

Estructuras temporales

Las estructuras temporales son necesarias para todo tipo de eventos, de gran magnitud, corporativos, ferias, congresos, etc

Estos tipos de estructuras, están compuestos por módulos adaptables pueden configurarse en función de las necesidades del evento, pudiendo construir estructuras de diferentes tamaños y dimensiones.

Carpas, Jaimas y stands

Para eventos, celebraciones y ferias al aire libre, es importante asegurarnos de que todo salga bien, sobre todo, por las condiciones meteorológicas. La organización de un evento tiene que tener en cuenta los posibles imprevistos que pueden ocurrir, y entre ellos, la lluvia o viento son los más temidos, ya que pueden estropear todo lo organizado y, en algunos casos, verse obligado a suspender el acto.

Alquiler de sillas y mesas

Muchos eventos necesitan de logística para ubicar a los asistentes y, en la mayoría de los casos, se necesitan sillas, incluso mesas. Para ello, es importante hacer una estimación del número de asistentes y prever cualquier tipo de imprevisto.

Decoración de escenarios

La creatividad y originalidad, a la hora de organizar un evento, es el punto culminante para alcanzar un éxito rotundo. Para ello, contar con diferentes opciones para la decoración de escenarios y otros materiales que te ayuden a diferenciar tu evento y hacerlo más especial.

Materiales más usados en arquitectura efímera

Este tipo de arquitectura está en una búsqueda constante de materiales y combinaciones con los que trabajar, buscando siempre el máximo resultado y la mínima huella o impacto ecológico. Es por eso que el uso de materiales naturales, reciclados o que puedan reutilizarse al fin de su vida útil en las construcciones en las que han sido empleados, es la línea común en la mayoría de casos.

Los materiales más usados en la arquitectura efímera son, entre otros: Madera, Cartón, Tela, Plástico reciclado, Bambú, Paladar, Fibra de vidrio, Aluminio entre otros.

Cómo el montaje comunica

• Ambiente y atmósfera: El diseño del espacio, incluyendo la disposición de los asientos y el uso del color, la iluminación y la decoración, crea la atmósfera deseada, ya sea formal, informal, vibrante o íntima.
• La disposición del montaje puede dirigir la atención del público. Un escenario bien posicionado, o un espacio de exposición centralizado, ayudan a enfocar la atención en el orador, los productos o la información clave.
• Un montaje bien planificado crea una experiencia de usuario más completa y memorable, que puede ir desde la forma en que los asistentes se mueven por el espacio hasta la manera en que interactúan con los contenidos.
• Coherencia con la marca: El montaje puede ser una extensión de la identidad de la marca, reforzando los valores de la empresa. Por ejemplo, una empresa tecnológica puede optar por un montaje moderno y minimalista, mientras que una empresa de ocio puede usar elementos lúdicos y coloridos.
• Comunicación de valores: Un evento bien montado puede posicionar a la empresa como innovadora y orientada a la colaboración, donde se valora la creación de contactos y el intercambio de ideas. 

El montaje del evento puede tener un componente narrativo

Más allá del impacto visual, el montaje también incide directamente en la funcionalidad. La disposición de los stands, la elección del mobiliario o la señalética pueden facilitar —o entorpecer— la circulación, el confort y la comprensión del espacio por parte del público. En eventos con grandes volúmenes de asistentes o actividades simultáneas, el diseño debe guiar de forma intuitiva, sin necesidad de preguntar o detenerse.

Tampoco se trata solo de ergonomía. El montaje tiene una dimensión narrativa. Materiales, texturas, iluminación y ambientación dialogan con los contenidos del evento, reforzando temáticas, valores o propósitos. En los auditorios, por ejemplo, una puesta en escena con pantallas integradas, iluminación ambiental o una acústica bien diseñada no solo embellece el espacio, sino que potencia el mensaje y lo convierte en experiencia.

La adaptabilidad; En los últimos años las empresas del sector se han ido profesionalizando y actualizando en cuanto a diseño y sobre todo materiales a utilizar en su producción. Hoy en día, se utilizan infinidad de materiales que cada vez hacen más llamativos y sorprendentes. Los stands terminan siendo obras que cada vez se asemejan más a escenografías y realidades virtuales.

Además de la espectacularidad de sus formas y colores, en las arquitecturas efímeras de eventos y ferias se cuida mucho la comodidad del espacio. Deben invitara los asistentes a su interior de manera subjetiva y sugerente. Una vez en ellos, la comodidad del espacio consigue que el cliente desee permanecer en él y muestre una predisposición receptiva. Objetivo muy buscado por los departamentos de marketing de cualquier empresa.

Entre sus fortalezas esta por tanto su adaptabilidad lo que produce una gran diversidad de usos.

La sostenibilidad en el origen; La arquitectura efímera forma parte de la economía circular, es decir, promueve la reutilización de componentes en instalaciones futuras o aprovechar las empleadas con anterioridad. Esto obliga a utilizar materiales más ligeros, asequibles, fáciles de desmontar y sostenibles. Este tipo de construcciones ofrece ventajas como la flexibilidad y la adaptabilidad, la sostenibilidad y el bajo impacto ambiental. Dada la brevedad de su ciclo de vida, se usan materiales asequibles, circulares y con baja huella de carbono, ya sean reciclables, reciclados o reutilizables.

Los materiales más habituales en este tipo de trabajos son el cartón, la madera, el acero, el aluminio, el vidrio y las espumas, como el poliestireno expandido (EPS) o NEOPS®. Los sistemas de construcción en seco y la construcción industrializada y modular con materiales ligeros permiten levantar construcciones efímeras con menos residuos en obra.

La actividad comercial en la calle como oportunidad de comunicación; son una gran herramienta de marketing y publicidad.

El street marketing es una actividad de comunicación poco convencional. Se trata de campañas que han calado entre los publicistas, alimentando el desarrollo de una nueva clase de agencias especializadas en ello.

Una vez limitada a la simple distribución de folletos y productos, el street marketing penetra ahora en nuestras calles. Generando eventos efímeros en nombre de una marca o empresa con fines de comunicación comercial. O también para promover las causas de las organizaciones sin ánimo de lucro.

Estas actividades requieren de elementos y construcciones efímeras. Son performances particularmente concebidas para la captación del interés los jóvenes urbanos. Un colectivo que se ha vuelto cada vez menos susceptible a la publicidad tradicional.

Multidisciplinariedad: la unión hace la fuerza. Algo que también caracteriza a la arquitectura efímera es que está formada por equipos de perfiles distintos y a la vez complementarios. Así, es habitual encontrar a profesionales del marketing, psicólogos o sociólogos encargados de articular el mensaje de marca que plasman interioristas y arquitectos, cuyos conocimientos técnicos se encargan de hacerlos viables.